Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Perizinan Pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Flores Timur       Berbasis Website

Maria Imakulata Kidi Kerans; Bernadete Deta; Dominikus Boli Watomakin

doi:10.31004/riggs.v4i2.1848

Authors

Maria Imakulata Kidi Kerans Institut Keguruan dan Teknologi Larantuka
Bernadete Deta Institut Keguruan dan Teknologi Larantuka
Dominikus Boli Watomakin Institut Keguruan dan Teknologi Larantuka

DOI:

https://doi.org/10.31004/riggs.v4i2.1848

Keywords:

Sistem Informasi, Pengarsipan Dokumen, Dokumen Perizinan, Website, Metode Alfanumerik

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi pengarsipan dokumen perizinan berbasis website pada Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang (PUPR) Kabupaten Flores Timur guna mengatasi berbagai kendala pengarsipan manual seperti keterlambatan pencarian, risiko kehilangan arsip, keterbatasan personel, serta minimnya pemanfaatan teknologi. Lebih dari 2000 dokumen sejak tahun 2018 tercatat belum terarsip dengan baik. Sistem dirancang menggunakan metode alfanumerik karena keunggulannya dalam mengklasifikasikan dokumen berdasarkan jenis, tanggal masuk, dan nomor urut, sehingga memudahkan identifikasi dan temu kembali arsip. Pengembangan sistem menggunakan model Waterfall yang meliputi tahapan analisis, desain, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan, dengan dukungan perangkat Visual Studio Code dan XAMPP. Data dikumpulkan melalui observasi dan studi dokumentasi, sementara pengujian sistem dilakukan menggunakan Black-Box Testing dan User Acceptance Testing (UAT). Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem ini berhasil menjawab berbagai permasalahan dalam pengarsipan manual. Penerapan metode alfanumerik terbukti efektif dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi pencarian dokumen, mempercepat proses penyimpanan dan pengambilan arsip, serta mengurangi risiko kehilangan data. Sistem ini juga menunjukkan tingkat kepuasan pengguna yang cukup tinggi, dengan nilai rata-rata mencapai 78,86%, terutama pada aspek kemudahan antarmuka dan keamanan sistem. Selain itu, hasil uji validitas dan reliabilitas terhadap instrumen kuesioner membuktikan bahwa instrumen yang digunakan layak dan dapat diandalkan untuk mendukung proses analisis dan pengambilan keputusan. Dengan demikian, sistem informasi ini dinilai mampu meningkatkan efektivitas pengelolaan dokumen perizinan dan memberikan kontribusi nyata dalam modernisasi administrasi di lingkungan Dinas PUPR Kabupaten Flores Timur.

Downloads

Download data is not yet available.

References

Arifin, Z. (2018). Pengantar Sistem Informasi. Jakarta: Mitra Wacana Media.

Azizah, N., & Suyanto, E. (2020). Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web. Jurnal Teknologi dan Sistem Komputer, 8(1), 45–50.

Deta, B. & Mauritsius, T. Implementation of Data Mining To Determine Student Majors Using the Machine Learning. J. Theor. Appl. Inf. Technol. 100, 3798–3809 (2022).

Dewi, F. A., & Nugroho, Y. (2021). Penerapan Metode Alfanumerik dalam Sistem Temu Kembali Dokumen. Jurnal Informatika dan Komputer, 10(2), 111–118.

Fadilah, N. (2019). Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat dengan Algoritma Pencarian. Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer, 6(3), 300–308.

Gunawan, R., & Herlambang, A. (2023). Evaluasi Kinerja Sistem Informasi Pemerintah Daerah Berbasis Web. Jurnal Sistem Informasi Indonesia, 9(1), 25–34.

Hartati, S., & Saputra, A. (2017). Manajemen Kearsipan Elektronik. Yogyakarta: Deepublish.

Hidayat, M. T., & Utami, S. (2022). Pengembangan Sistem Arsip Digital Berbasis Cloud pada Lembaga Pemerintah. Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Administrasi, 5(1), 60–67.

Iskandar, D. (2016). Pemrograman Web dengan PHP dan MySQL. Bandung: Informatika.

Kurniawan, A., & Pratama, Y. (2021). Implementasi Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Web untuk Administrasi Sekolah. Jurnal Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi, 7(2), 122–129.

Latif, R., & Zulfikar, A. (2020). Peningkatan Efektivitas Pengarsipan Dokumen melalui Sistem Informasi Digital. Jurnal Administrasi Publik, 12(4), 78–85.

Maulana, R. (2023). Analisis Efisiensi Sistem Pencarian Dokumen Menggunakan Algoritma Alfanumerik. Jurnal Rekayasa Sistem, 11(1), 40–48.

Nugroho, A. (2022). Rekayasa Perangkat Lunak Modern. Jakarta: Salemba Empat.

Oktaviani, A., & Siregar, D. (2021). Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar dengan Framework Laravel. Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi, 8(1), 90–96.

Prasetyo, H. (2017). Pengaruh Sistem Informasi terhadap Efektivitas Layanan Publik. Jurnal Informatika, 5(2), 88–94.

Ramadhan, F. (2020). Manajemen Arsip Digital. Surabaya: Laksana Ilmu.

Rizky, M. A., & Taufiq, A. (2019). Sistem Informasi Arsip Surat Keluar Berbasis Web. Jurnal Teknologi dan Sistem Informasi, 6(4), 230–238.

Setiawan, I., & Nugraha, H. (2016). Rancang Bangun Aplikasi Kearsipan Dokumen Berbasis Website. Jurnal Teknologi Informasi, 3(1), 56–62.

Siregar, T. R., & Manurung, A. (2018). Sistem Informasi Manajemen Surat Dinas Berbasis Web. Jurnal Teknologi Komputer, 10(3), 145–150.

Susanto, H. (2021). Penerapan Teknologi Informasi dalam Reformasi Birokrasi. Jurnal Administrasi dan Pemerintahan, 7(2), 99–106.

Wahyuni, R., & Permana, B. (2024). Strategi Transformasi Digital dalam Manajemen Arsip Pemerintah Daerah. Jurnal Administrasi Digital, 2(1), 15–22.