Perancangan Sistem Informasi Data Surat Masuk dan Surat Keluar di Instansi Pendidikan

Abstract

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar merupakan bagian penting dalam mendukung administrasi lembaga pendidikan karena berperan sebagai media komunikasi resmi, dokumentasi, disposisi, dan pengarsipan berbagai dokumen kelembagaan. Pengelolaan surat yang dilakukan secara sistematis dapat meningkatkan efektivitas penyampaian informasi serta mempermudah proses pencarian arsip dan penyusunan laporan administrasi. Namun, di Madrasah Aliyah Negeri (MAN) Purwakarta, proses administrasi surat masih dilakukan secara manual menggunakan buku agenda dan dokumen fisik. Kondisi tersebut menyebabkan pencatatan surat, pelacakan disposisi, pencarian arsip, serta penyusunan laporan memerlukan waktu yang relatif lama dan berpotensi menimbulkan kesalahan pencatatan maupun kehilangan dokumen. Penelitian ini bertujuan merancang dan mengembangkan sistem informasi korespondensi berbasis web untuk mendukung pengelolaan administrasi surat secara lebih efektif, terstruktur, dan terdokumentasi. Metode pengembangan yang digunakan adalah System Development Life Cycle (SDLC) dengan pendekatan Waterfall, yang meliputi tahapan analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, dan deployment. Sistem dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan basis data MySQL serta dilengkapi fitur pengelolaan surat masuk dan surat keluar, disposisi surat, unggah lampiran dokumen, pencarian data, manajemen pengguna, dan penyusunan laporan administrasi. Hasil penelitian berupa implementasi sistem informasi berbasis web yang mengintegrasikan seluruh proses administrasi surat ke dalam satu basis data sehingga mempermudah pengelolaan korespondensi, meningkatkan ketersediaan informasi, dan mendukung dokumentasi arsip secara lebih sistematis. Sistem yang dikembangkan diharapkan dapat menjadi alternatif solusi dalam mendukung digitalisasi administrasi serta modernisasi tata kelola surat menyurat pada lembaga pendidikan.