Perancangan Sistem Tracking Surat Masuk dan Penomoran Agenda Otomatis Berbasis Web

Adnan Buyung Nasution; Nur Zaahra Maharani; Shifa Dwi Lirinzha; Ummi Kalsum Siregar

doi:10.31004/riggs.v5i2.9637

Authors

Adnan Buyung Nasution Universitas Islam Negeri Sumatera Utara
Nur Zaahra Maharani Universitas Islam Negeri Sumatera Utara
Shifa Dwi Lirinzha Universitas Islam Negeri Sumatera Utara
Ummi Kalsum Siregar Universitas Islam Negeri Sumatera Utara

DOI:

https://doi.org/10.31004/riggs.v5i2.9637

Keywords:

Tracking Surat, Penomoran Agenda Otomatis, Sistem Informasi, Surat Masuk, Aplikasi Berbasis Web

Abstract

Perkembangan teknologi informasi mendorong instansi pemerintahan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi melalui pemanfaatan sistem digital. Salah satu permasalahan yang masih sering ditemukan adalah pengelolaan surat masuk yang dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan keterlambatan pencatatan, kesulitan dalam pencarian arsip, serta berpotensi menimbulkan kesalahan dan duplikasi nomor agenda. Kondisi tersebut dapat menghambat efektivitas proses administrasi dan distribusi informasi dalam organisasi. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem yang mampu mengelola surat masuk secara terintegrasi dan efisien. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sistem tracking surat masuk dan penomoran agenda otomatis berbasis web pada Inspektorat Provinsi Sumatera Utara. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Software Development Life Cycle (SDLC) dengan model Waterfall yang meliputi tahap analisis kebutuhan, desain sistem, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Sistem dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL serta dimodelkan dengan Unified Modeling Language (UML) untuk menggambarkan kebutuhan dan rancangan sistem secara terstruktur.Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan mampu mengelola data surat masuk secara terkomputerisasi, menghasilkan nomor agenda secara otomatis sesuai klasifikasi surat, serta menyediakan fitur pelacakan disposisi surat secara real-time. Selain itu, sistem memudahkan proses pencarian arsip dan penyusunan laporan administrasi surat. Penerapan sistem berbasis web ini dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan akurasi pengelolaan surat masuk, sekaligus mengurangi risiko kesalahan pencatatan yang sering terjadi pada proses administrasi manual di lingkungan Inspektorat Provinsi Sumatera Utara.

Downloads

Download data is not yet available.

References

[1] H. . Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset, 2005.

[2] E. W. Fridayanthie and A. Fauzi, “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Perusahaan,” Paradig. J. Inform. dan Kompute, vol. 21, no. 1, pp. 43–48, 2019, doi: 10.31294/p.v20i2.

[3] A. Hermawan, “Sistem Informasi Manajemen dan Tracking Berkas (Studi Kasus : PTSP Kecamatan Kebon Jeruk),” J. Sist. Inf. dan E-Bisnis, vol. 1, no. 2, pp. 49–58, 2019, doi: https://doi.org/10.54650/jusibi.v1i2.73.

[4] E. B. P. Manurung and R. A. Rizal, “Aplikasi Sistem Penomoran Surat Otomatis Berbasis Website Pada Perumda Tirtanadi Aceh Utara,” Sisfo J. Ilm. Sist. Inf., vol. 8, no. 1, pp. 152–160, 2024, doi: https://doi.org/10.29103/sisfo.v8i1.18216.

[5] A. Lestari, M. K. Harahap, and M. I. Ramadhan, “Perancangan Sistem Informasi Menggunkan Metode Waterfall pada Pengarsipan Surat Berbasis Web di Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Belawan,” J. SIKOM Sist. Inf. Komput., vol. 3, no. 1, pp. 120–129, 2026, [Online]. Available: https://journal.beaninstitute.id/index.php/sikom/article/view/176/290

[6] S. Z. Gaurifa, R. A. Kristantini, and G. D. H, “SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA KANTOR DESA HILIGANOWO SALO’O,” J. Sist. Inf. Bisnis ( JUNSIBI ), vol. 6, no. 2, pp. 241–246, 2025, doi: https://doi.org/10.55122/junsibi.v6i2.1677.

[7] I. Sanjaya, A. R. Putera, and L. S. Stt, “Sistem Informasi Tracking Distribusi Surat Berbasis Web dengan Metode Agile ( Studi Kasus di Bagian Umum Pemkot Madiun ),” J. Penelit. Rumpun Ilmu Tek., vol. 2, no. 2, pp. 249–259, 2023, doi: https://doi.org/10.55606/juprit.v2i2.4368.

[8] A. Ramadani, “Sistem Informasi Cuti Kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Batu Bara,” J. Inform. dan Sains Teknol., vol. 3, no. 1, pp. 67–75, 2025, doi: https://doi.org/10.62951/modem.v3i1.350.

[9] N. A. Al Azfar and S. D. Anggita, “PENERAPAN METODE WATERFALL PADA SISTEM INFORMASI E-RAPOR,” Inf. Syst. J., vol. 7, no. 1, pp. 45–55, 2024, doi: https://doi.org/10.24076/infosjournal.2024v7i01.1582.

[10] S. Nabila, A. R. Putri, A. Hafizhah, F. H. Rahmah, and R. Muslikhah, “Pemodelan Diagram UML Pada Perancangan Sistem Aplikasi Konsultasi Hewan Peliharaan Berbasis Android (Studi Kasus: Alopet),” J. Ilmu Komput. Bisnis, vol. 2, no. 12, pp. 130–139, 2021, [Online]. Available: https://doi.org/10.47927/jikb.v12i2

[11] R. A. Aziz, A. Sansprayada, and K. Mariskhana, “Perancangan Sistem Informasi Managemen Cuti Karyawan Pada PT SuMoIn dengan Menggunakan PHP dan MYSQL,” J. Minfo Polgan, vol. 14, no. 1, pp. 442–451, 2025, doi: 10.33395/jmp.v14i1.14747.

[12] M. Setyaningrum, E. Setyawati, and A. A. Setyawan, “SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASIS WEBSITE MENGGUNAKAN FRAMEWORK CODEIGNITER (STUDI KASUS: MSGLOW BANYUMAS),” JOTIKA J. Manag. Entrep., vol. 4, no. 2, pp. 99–112, 2025, doi: https://doi.org/10.56445/jme.v4i2.177.

[13] Nouvel, A., Sutrisno, S., & Indriani, R. (2021). Informasi surat masuk dan surat keluar berbasis web pada suatu instansi. Indonesian Journal on Software Engineering, 7(1), 55–62. https://doi.org/10.31294/ijse.v7i1.10181.

[14] Pangestu, Y., & Agustin, V. (2022). Rancang bangun sistem informasi pengarsipan surat berbasis web (Studi kasus: Kantor Desa Banglas Barat). Indonesian Journal of Informatic Research and Software Engineering, 2(1). https://doi.org/10.57152/ijirse.v2i1.153.

[15] Widyawati, W., Sulistyanto, A., & Sianipar, A. Z. (2021). Sistem informasi administrasi persuratan berbasis web pada Biro Kepegawaian dan Organisasi Badan Narkotika Nasional. Journal of Information Systems, Informatics and Computing, 5(1). https://doi.org/10.52362/jisicom.v5i1.380.