Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Pada ATR/BPMN Kantor Wilayah (KANWIL) Sumatera Selatan

Abstract

Pengelolaan arsip surat merupakan bagian penting dalam mendukung kelancaran administrasi pada suatu instansi. Namun, proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Wilayah ATR/BPN Sumatera Selatan masih dilakukan secara manual menggunakan lembar disposisi, spreadsheet, dan penyimpanan dokumen fisik. Kondisi tersebut menyebabkan proses administrasi menjadi kurang efektif, meningkatkan risiko kehilangan dan kerusakan arsip, serta menyulitkan proses pencarian dokumen ketika diperlukan kembali. Selain itu, proses distribusi surat dan disposisi membutuhkan waktu yang relatif lama karena belum terintegrasi dalam satu sistem digital. Penelitian ini bertujuan untuk merancang Sistem Informasi Pengarsipan Surat berbasis web yang mampu membantu pengelolaan surat masuk, surat keluar, disposisi, dan monitoring arsip secara terintegrasi. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Object Oriented Analysis and Design (OOAD) untuk melakukan analisis kebutuhan, pemodelan proses bisnis, serta perancangan sistem menggunakan Unified Modeling Language (UML). Tahapan penelitian meliputi analisis kebutuhan sistem, perancangan antarmuka, pemodelan basis data, serta desain proses bisnis pengarsipan surat. Hasil penelitian berupa rancangan sistem informasi yang dapat membantu proses pengelolaan arsip surat menjadi lebih efektif, terstruktur, dan terkomputerisasi. Sistem yang dirancang juga diharapkan mampu meningkatkan efisiensi administrasi, mempercepat proses disposisi surat, mempermudah pencarian dokumen, serta mengurangi risiko kehilangan arsip pada lingkungan Kanwil ATR/BPN Sumatera Selatan.