Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat Berbasis Web pada Biro Umum Sub Bagian Persuratan dan Arsip Sekretariat Daerah Provinsi Jambi

Wahyu Khoiriyah; Heru Kurniawan

doi:10.31004/riggs.v5i2.8577

Authors

Wahyu Khoiriyah Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi
Heru Kurniawan Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi

DOI:

https://doi.org/10.31004/riggs.v5i2.8577

Keywords:

Sistem Informasi, Arsip Surat, RAD, CodeIgniter, User Acceptance Testing (UAT)

Abstract

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh tingginya volume pengarsipan surat pada Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Jambi yang mencapai ribuan dokumen setiap tahunnya. Kondisi tersebut menimbulkan berbagai kendala dalam proses pengelolaan administrasi persuratan, seperti pencarian dokumen yang memerlukan waktu lama, risiko kehilangan data, kerusakan arsip, serta kurang efektifnya proses penyimpanan surat secara manual. Oleh karena itu, diperlukan sebuah sistem yang mampu membantu proses pengelolaan surat secara lebih cepat, terstruktur, dan efisien. Tujuan dari penelitian ini adalah membangun Sistem Informasi Persuratan dan Arsip Terpadu (SIPUSAT) berbasis web yang dapat mengotomatisasi proses pencatatan, penyimpanan, pengelolaan, serta pencarian surat masuk dan surat keluar. Sistem ini diharapkan mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja pegawai dalam mengelola administrasi persuratan di lingkungan Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Jambi. Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah Rapid Application Development (RAD), karena metode tersebut memiliki tahapan yang cepat, fleksibel, dan sesuai untuk pengembangan sistem dengan kebutuhan yang telah terdefinisi dengan jelas. Sistem dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework CodeIgniter serta MySQL sebagai sistem manajemen basis data. Berdasarkan hasil pengujian menggunakan metode User Acceptance Testing (UAT), sistem memperoleh nilai rata-rata sebesar 93%. Hasil tersebut menunjukkan bahwa SIPUSAT sangat layak digunakan dan telah mampu memenuhi kebutuhan pengguna dalam pengelolaan administrasi persuratan secara efektif, efisien, dan terintegrasi.

Downloads

Download data is not yet available.

References

Y. Taslia, A. Sunoto, and Hendrawan, “Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Menyurat Pada Kantor Desa Merlung,” J. Manaj. Teknol. Dan Sist. Inf., vol. 3, no. 1, pp. 365–373, 2023, doi: 10.33998/jms.2023.3.1.751.

A. Nova, “Efektifitas Digitalisasi Arsip Surat Melalui Pembuatan Aplikasi Document Management System (DMS) Pada Subbagian Tata Usaha Kantor Kementerian Agama Kota Lhokseumawe,” J. Elektron. dan Teknol. Inf., vol. 3, no. 2, pp. 2721–9380, 2022, [Online]. Available: http://jurnal.uniki.ac.id/index.php/jet/article/view/292

T. W. N. B. W. D. K. R. Rohani, “Digitalisasi Sistem Informasi Arsip Surat Berbasis Web UntukMeningkatkan Efesiensi Tata Kelola Kearsipan Di SekretariatUmum Kabupaten Labuhanbatu,” J. Comput. Sci. Inf. Technol., vol. 5, no. 2, pp. 248–252, 2024.

Y. Ramadhani et al., “Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Pada Sekretariat Dprd Provinsi Jambi Berbasis Website,” INFOTECH J., vol. 11, no. 1, pp. 108–114, 2025, doi: 10.31949/infotech.v11i1.14110.

P. N. Adha et al., “Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Berbasis Web pada Kantor Kecamatan Jambi Luar Kota Muaro Jambi,” J. Minfo Polgan, vol. 14, no. 2, pp. 3230–3241, 2025, doi: 10.33395/jmp.v14i2.15698.

H. Maulana, “Rancang Bangun Sistem Informasi Monitoring Marketing Penerimaan Mahasiswa Baru,” J. Sist. Inf. Galuh, vol. 1, no. 1, pp. 21–31, 2023, doi: 10.25157/jsig.v1i1.2919.

G. D. P. Aryono, B. Prasetya, and S. Auliana, “Perancangan Sistem Arsip Data Digital Menggunakan Model Waterfall Berbasis Web,” Bull. Comput. Sci. Res., vol. 5, no. 5, pp. 841–851, 2025, doi: 10.47065/bulletincsr.v5i5.708.

S. Ayurindah and M. Riduan, “SEKOLAH sekolompok orang secara sistematis dan teratur untuk mencapai tujuan kelembagaan . Kegiatan organisasai memerlukan adanya kegiatan ketatausahaan . Kegiatan ketatausahaan menjadi bagian menyurat , tetapi mejadi pusat data dan informasi serta mempunyai peranan yang menentukan Kantor urusan tata usaha dipimpin oleh seorang Kepala Tata Usaha yang bertugas membantu Kepala Sekolah dalam memberikan pelayanan dalam memberikan pelayanan urusan administrasi operatif sekolah serta menyiapkan data dan informasi sekolah secara keseluruhan . penting . Arsip sangat berperan penting dalam suatu lembaga pendidikan yaitu sebagai penyajian membuat keputusan , maka untuk dapat memberikan atau menyajikan informasi yang akurat dan,” pp. 34–40.

K. M. Ishak, N. I. Yusman, and A. Nurmeilana, “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Keluar Berbasis Website di Desa Gudang Tanjungsari,” J. Dimamu, vol. 1, no. 2, pp. 120–125, 2022, doi: 10.32627/dimamu.v1i2.470.

A. P. P. Pinaria, D. A. N. Fauziah, and H. Huwaida, “Sistem Informasi Pengarsipan Surat Berbasis Web: Studi Kasus Asrama Mahasiswa Islam Sunan Giri,” Univ. Negeri Jakarta, vol. 12, no. 2, pp. 78–84, 2022.

M. Rahmawati and Nopriadi, “Jurnal Comasie,” Comasie, vol. 3, no. 3, pp. 21–30, 2020.

Y. A. Arista, “Jurnal Comasie Jurnal Comasie,” Anal. POLA PEMBELIAN Konsum. BERDASARKAN DATA Hist. DENGAN Metod. Asos. DI PT Excell. PERKASA Ganefa, vol. 6, no. 2, pp. 40–51, 2022, [Online]. Available: http://ejournal.upbatam.ac.id/index.php/comasiejournal%0AJurnal Comasie ISSN (Online) 2715-6265%0APERANCANGAN

K. T. Suli and N. Nirsal, “Rancang Bangun Sistem Informasi Desa Berbasis Website (Studi Kasus Desa Walenrang),” D’computare J. Ilm. Teknol. Inf. dan Ilmu Komput., vol. 13, no. 1, pp. 24–32, 2023, doi: 10.30605/dcomputare.v13i1.57.

Wisesa Ngurah Rangga, “User interface dan user experience untuk mengelola kepuasan pelanggan,” J. Sos. Hum. Terap., vol. 3, no. 2, pp. 17–31, 2021.

A. G. Pradini and A. Sudradjat, “Sistem Informasi Pengarsipan Surat Kantor Desa Berbasis Web,” Inf. Manag. Educ. Prof. J. Inf. Manag., vol. 5, no. 2, p. 1, 2021, doi: 10.51211/imbi.v5i2.1452.

Hermansyah, R. Farta Wijaya, and R. Budi Utomo, “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Kegiatan Masjid Al-Ikhlas Di Desa Kota Pari Dengan Metode Waterfall,” J. Penerapan Kecerdasan Buatan, vol. 4, no. 1A, pp. 86–92, 2022.