Rancang Bangun dan Analisis Dampak Sistem Otomasi Workflow Pengajuan Pembelian Barang Berbasis Power Automate untuk Meningkatkan Efisiensi Administrasi di Politeknik Industri Petrokimia Banten

Deni Saputra; Febriyanti Darnis

doi:10.31004/riggs.v4i4.4317

Authors

Deni Saputra Politeknik Industri Petrokimia Banten
Febriyanti Darnis Universitas Sultan Ageng Tirtayasa

DOI:

https://doi.org/10.31004/riggs.v4i4.4317

Keywords:

Otomasi, Workflow, Low-Code/No-Code

Abstract

Penelitian ini bertujuan merancang dan menganalisis dampak sistem otomasi workflow pengajuan pembelian barang berbasis Microsoft Power Automate untuk meningkatkan efisiensi administrasi di Politeknik Industri Petrokimia Banten. Pendekatan metode campuran dengan kerangka Business Process Management (BPM) diterapkan, meliputi pemetaan proses manual (as-is), perancangan alur digital (to-be), implementasi, dan pengukuran dampak secara kuantitatif dan kualitatif. Hasil implementasi selama dua bulan menunjukkan peningkatan efisiensi signifikan: waktu siklus persetujuan berkurang 80% (dari 10 hari menjadi 2 hari), risiko kehilangan dokumen turun menjadi 0%, ketidaksesuaian spesifikasi teknis dapat dihilangkan, serta 92% pengguna merasakan kemudahan pemantauan melalui dasbor terpusat. Sistem yang dibangun memanfaatkan integrasi Microsoft Forms, SharePoint/Microsoft List, dan Power Automate untuk menciptakan alur persetujuan terotomasi, notifikasi real-time, dan jejak digital yang terdokumentasi pada setiap tahap proses. Temuan penelitian menunjukkan bahwa otomasi workflow tidak hanya mempercepat proses birokrasi, tetapi juga meningkatkan kualitas data, transparansi, dan akuntabilitas tata kelola pengadaan di lingkungan pendidikan vokasi. Penelitian ini memberikan bukti empiris penerapan platform low-code/no-code di perguruan tinggi, serta menegaskan relevansi BPM sebagai kerangka perbaikan berkelanjutan bagi proses administrasi pengadaan. Rekomendasi yang dihasilkan meliputi pengesahan SOP digital, penetapan SLA persetujuan, integrasi lebih lanjut dengan sistem keuangan dan inventori, serta replikasi model ke proses administrasi lain yang memiliki karakteristik alur persetujuan serupa. Disimpulkan bahwa otomasi workflow berbasis Power Automate merupakan solusi strategis untuk transformasi proses administratif yang lebih gesit, akurat, dan akuntabel.

Downloads

Download data is not yet available.

References

A. Cakra Imanata and S. Nurbaya Ambo, “SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DAN JASA BERBASIS WEB (Studi Kasus: Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Jakarta),” Just IT : Jurnal Sistem Informasi, Teknologi Informasi dan Komputer, vol. 14, no. 1, pp. 1–6, 2023, [Online]. Available: https://jurnal.umj.ac.id/index.php/just-it/index

Santoso, H. Mulyono Pascasarjana, M. Sistem Informasi, S. Dinamika Bangsa, and J. Jl Jend Sudirman Thehok-Jambi, “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Layanan Pengadaan Barang Dan Jasa Metode Pengadaan Langsung Pada Dinas Pendidikan Provinsi Jambi,” Jurnal Manajemen Sistem Informasi, vol. 3, no. 4, 2018.

N. Nyoman et al., “Implementasi Sistem Informasi E-Procurement Barang/Jasa Berbasis Web,” 2018.

Ramdani, M. Lestari, and N. W. Parwati, “SISTEM INFORMASI PERMINTAAN DAN PENGADAAN BARANG UNTUK INSTALASI VSAT DI PT.TELKOMSAT,” JRAMI (Jurnal Riset dan Aplikasi Mahasiswa Informatika), p. 8, 2020.

N. Sutisna et al., “Analisis Kinerja Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa Berbasis Web Pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM),” Jurnal Akuntansi, Manajemen dan Ilmu Ekonomi (JASMIEN), vol. 2, p. 1, 2025, doi: 10.54209/jasmien.v5i02.1222.

W. Dharmawan, A. Widiyarta, U. Pembangunan Nasional, J. Timur, and J. Raya Rungkut Madya Surabaya, “The Effectiveness of E-Procurement in Implementing the Procurement of Goods and Services in the Surabaya City Government Efektivitas E-Procurement Dalam Penerapan Pengadaan Barang Dan Jasa Di Pemerintah Kota Surabaya,” Social and Political Science Faculty, vol. 13, no. 1, p. p, 2025.

S. Hidayatullah, “Syarif Hidayatullah Priyastiwi OPTIMALISASI PENGADAAN BARANG/JASA SECARA ELEKTRONIK (E-PROCUREMENT) DI PEMERINTAH KABUPATEN TEMANGGUNG,” Jurnal Riset Manajemen Akuntansi Indonesia, vol. 1, no. 4, 2023, doi: 10.32477/jrabi.v1i1.xxx.

A. Aditya Wicaksono, B. Bayu Aji Salim, P. Studi Sistem Informasi, and F. Teknologi Informasi, “SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DAN JASA KONSTRUKSI GUNA MONITORING PERSEDIAAN PADA PT. SAKA JAGAD PRATAMA,” Jurnal Ilmu Komputer dan Informatika, vol. 2.

S. Salafiah, “PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (STUDI KASUS CV. FIPRO INDONESIA),” Jurnal Sains, Nalar, dan Aplikasi Teknologi Informasi, vol. 1, no. 1, Aug. 2021, doi: 10.20885/snati.v1i1.6.

C. C. Ezeanochie, S. O. Afolabi, and O. Akinsooto, “A Data-Driven Model for Automating RFQ Processes in Power Distribution and Data Center Infrastructure,” International Journal of Multidisciplinary Research and Growth Evaluation., vol. 4, no. 1, pp. 961–966, 2023, doi: 10.54660/.ijmrge.2023.4.1.961-966.

H. Khider, A. Meziane, and S. Hammoudi, “The Future of BPM in the Era of Industry 4.0: Exploring New Opportunities for Innovation,” in International Conference on Enterprise Information Systems, ICEIS - Proceedings, Science and Technology Publications, Lda, 2025, pp. 915–924. doi: 10.5220/0013477300003929.

H. Putra and E. R. Mahendrawathi, “The Role of Business Process Management in Digital Innovation and Digital Transformation: A Systematic Literature Review,” in Procedia Computer Science, Elsevier B.V., 2024, pp. 829–836. doi: 10.1016/j.procs.2024.03.069.

A. Rasendriya Aniko, A. Noorachmad Muttaqin, and M. Ivan Fadilah, “Business Process Management in IT Company: Systematic Literature Review,” 2024.

F. Khosrojerdi, H. Motaghi, M. Yusof, A. Razak, and U. Tun Abdul Razak, “The Application of No-Code/Low-Code Platforms in the Sector of Education,” 2021.

R. P. Sujanawati, M. ER, and R. P. Wibowo, “Analysis of Business Process Management (BPM) Effect towards Data and Information Quality Improvement at Higher Education: A Literature Study,” IPTEK The Journal for Technology and Science, vol. 31, no. 3, p. 353, Jan. 2021, doi: 10.12962/j20882033.v31i3.6260.