Pengembangan Aplikasi Arsip Digital Surat Berbasis Web Dengan Penerapan Algoritma Sequential Search dan Merge Sort Serta Integrasi Chatbot untuk Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Dokumen

Abdul Fath Ramadhan P; Bambang Pramono; L.M Fid Aksara

doi:10.31004/riggs.v5i2.12191

Authors

Abdul Fath Ramadhan P Universitas Halu Oleo
Bambang Pramono Universitas Halu Oleo
L.M Fid Aksara Universitas Halu Oleo

DOI:

https://doi.org/10.31004/riggs.v5i2.12191

Keywords:

Arsip Surat, Algoritma Sequential Search, Merge Sort, Chatbot

Abstract

Pengelolaan arsip surat pada Satuan Polisi Pamong Praja (Satpol PP) Provinsi Sulawesi Tenggara masih dilakukan secara konvensional dan semi digital sehingga proses pencarian dokumen berjalan lambat dan berisiko menimbulkan duplikasi maupun kehilangan data. Penelitian ini mengembangkan aplikasi arsip digital surat berbasis web yang menerapkan algoritma Sequential Search untuk pencarian data, algoritma Merge Sort untuk pengurutan data, serta chatbot berbasis Gemini API sebagai media interaksi pengguna. Sistem dikembangkan menggunakan metode Rational Unified Process (RUP) dengan framework Laravel, PHP, dan MySQL, kemudian diuji melalui pengujian fungsional, pengujian kinerja, Black Box Testing, dan User Acceptance Testing (UAT). Hasil pengujian menunjukkan algoritma Sequential Search berhasil menemukan data secara valid pada seluruh skenario dengan waktu eksekusi 0,0441-0,2038 ms sesuai kompleksitas O(n), sedangkan Merge Sort menghasilkan pengurutan yang valid dan stabil pada kisaran 1,2400-1,7171 ms sesuai kompleksitas O (n log n) tanpa dipengaruhi kondisi data awal. Chatbot berbasis Gemini API berhasil merespons lima kategori kueri secara relevan, pengujian Black Box mencapai tingkat keberhasilan 100% pada 11 skenario, dan UAT memperoleh indeks kelayakan 95% (kategori sangat layak). Hasil ini membuktikan bahwa integrasi algoritma pencarian, pengurutan, dan chatbot AI efektif meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip surat pada instansi pemerintahan daerah. Sistem juga menyediakan akses informasi yang lebih cepat, terstruktur, dan mudah digunakan untuk mendukung pelayanan administrasi serta pengambilan keputusan berbasis dokumen.

Downloads

Download data is not yet available.

References

[1] A. N. N. Rizki, M. A. Marsaoly, and S. Rahmah, “Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar (SIPATRA) Biro Umum Setda Prov. Sultra,” JUTEKOM J. Teknol. dan Ilmu Komput., vol. 1, no. 3, pp. 89–100, 2025.

[2] M. Supriadi and S. Sa'uda, “Pengembangan Dan Implementasi Sistem Informasi Pengarsipan Surat Berbasis Web Pada Bagian Kesra Kantor Walikota Palembang,” J. Pengabdi. Masy. BANGSA, vol. 3, no. 5, pp. 2205–2217, 2025.

[3] Diana and Y. D. Putra, “Implementasi Algoritma Sequential Search Pada Aplikasi Pencarian E-Dokumen Berbasis Web Sequential,” CESS (Journal Comput. Eng. Syst. Sci.), vol. 7, no. 1, pp. 106–115, 2022.

[4] D. A. Saputra, M. S. Ramadhani, M. A. Failandri, A. Turmudi, and I. P. Pujiono, “Analisis Perbandingan Algoritma Sorting Dalam Javascript Untuk Meningkatkan Efisiensi Pengurutan Produk Pada Aplikasi E-Commerce,” SAINSTECH J. Penelit. dan Pengkaj. Sains dan Teknol., vol. 35, no. 2, pp. 1–10, 2025.

[5] F. A. Rojak, A. I. Purnamasari, A. Bahtiar, and E. Wahyudin, “Pengembangan Chatbot Layanan Publik Berbasis Natural Language Processing di Mal Pelayanan Publik Garut,” J. Inf. Interaktif, vol. 10, no. 1, pp. 28–34, 2025.

[6] N. H. Sari and R. R. Setiawan, “Sistem Informasi Arsip Surat Berbasis Web Pada Dinas Pertanian Dan Pangan Kabupaten Kudus,” J. Pengabdi. Kpd. Masy. Nusant., vol. 6, no. 3, pp. 3517–3524, 2025.

[7] S. W. P and S. Alam, “Implementasi Algoritma Sequential Searching Pada Pembuatan Aplikasi E-Arsip Berbasis Web di UPK Artha Raharja Kecamatan Pacet,” J. Inform. – Comput., vol. 08, no. 01, pp. 22–27, 2021.

[8] A. Kale et al., “Integrating AI-Powered Chatbots and PDF Processing for Enhanced Document Management: A Review,” Int. J. Res. Appl. Sci. Eng. Technol., vol. 13, no. 3, pp. 2174–2176, 2025.

[9] T. J. Husnita and M. E.-K. Kesuma, “Pengelolaan Arsip Sebagai Sumber Informasi Bagi Suatu Organisasi Melalui Arsip Manual Dan Arsip Digital,” El Pustaka J. Ilmu Perpust. dan Inf. Islam, vol. 01, no. 02, pp. 27–41, 2020.

[10] Y. Rahmanto, J. Alfian, Damayanti, and R. I. Borman, “Penerapan Algoritma Sequential Search pada Aplikasi Kamus Bahasa Ilmiah Tumbuhan,” J. Buana Inform., vol. 12, no. 1, pp. 21–30, 2021.

[11] N. N. Yasmin, L. Sofia, A. R. P. Sabrina, A. A. Putri, and I. P. Pujiono, “Interpolation Searching Algorithm vs Algoritma Pencarian Tradisional: Analisis Efisiensi Memori dan Waktu Komputasi,” J. Sist. Inf. dan Sist. Komput., vol. 10, no. 2, pp. 212–223, 2025.

[12] J. Lobo and S. Kuwelkar, “Performance analysis of merge sort algorithms,” Int. Conf. Electron. Sustain. Commun. Syst., vol. 1, no. 4, pp. 110–115, 2020.

[13] O. E. Taiwo, A. O. Christianah, A. N. Oluwatobi, K. A. Aderonke, and A. J. Kehinde, “Comparative Study of Two Divide and Conquer Sorting Algorithms: Quicksort and Mergesort,” Procedia Comput. Sci., vol. 171, no. 1, pp. 2532–2540, 2020.

https://doi.org/10.1016/j.procs.2020.04.274

[14] E. Panggabean, Y. Perwira, D. C. P. Sinaga, A. T. Utami, V. S. Meiya, and P. Sembiring, “Performance Analysis of Parallel Merge Sort Using MPI (Message Passing Interface) on Big Data Dataset,” J. Sist. Komput. dan Inform., vol. 7, no. 2, pp. 594–600, 2025.

https://doi.org/10.30865/json.v7i2.9307

[15] F. Purwani, R. T. U. Putri, I. Tanjung, and S. A. Yuska, “Implementasi Aplikasi Chatbot Sebagai Media Informasi Pada Pengembangan Sistem Akademik Universitas Islam Negeri (UIN) Raden Fatah Palembang Menggunakan Artificial Intelligence Markup Language (AIML),” J. Ris. Tek. Komput., vol. 1, no. 4, pp. 1–7, 2024.

[16] R. Y. Pratama and Supatman, “Pengembangan Sistem Chatbot Cerdas Berbasis Natural Language Processing (NLP) untuk Peningkatan Layanan Informasi Hotel,” JITET (Jurnal Inform. dan Tek. Elektro Ter.), vol. 14, no. 1, pp. 1350–1362, 2026.