Perancangan Sistem Arsip Surat Digital dengan Deteksi Duplikasi Berbasis Nomor Surat Menggunakan Regular Expression dan Exact Matching

Abstract

Kemajuan teknologi informasi telah mendorong lembaga pemerintah untuk melakukan transformasi digital dalam berbagai aspek administrasi, termasuk pengelolaan arsip dokumen. Arsip dokumen merupakan sumber informasi yang sangat penting dan memainkan peran krusial dalam mendukung proses administrasi, pengambilan keputusan, serta menyediakan bukti kegiatan organisasi. Namun, proses pengelolaan arsip yang masih bergantung pada dokumen fisik dan pencatatan manual seringkali menimbulkan berbagai masalah, seperti kesulitan dalam menemukan dokumen, ketidakkonsistenan data, dan duplikasi catatan akibat entri data yang berulang. Masalah-masalah ini berpotensi mengganggu kualitas data dan menghambat efektivitas pengelolaan arsip di lembaga pemerintah. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan Smartchive, sebuah sistem pengarsipan dokumen digital yang mampu mendeteksi dokumen duplikat secara otomatis berdasarkan nomor dokumen. Sistem ini dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan dokumen Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Provinsi Sumatera Selatan. Proses deteksi duplikasi dilakukan dengan mengekstrak nomor dokumen dari dokumen yang diarsipkan menggunakan metode Regular Expression (Regex), dilanjutkan dengan perbandingan menggunakan metode Exact Matching untuk mengidentifikasi catatan dengan nomor dokumen yang identik. Sistem ini juga dirancang untuk membaca data arsip dari berkas Microsoft Excel, mengekstrak metadata arsip, menyimpan data dalam repositori arsip digital, serta menyediakan fasilitas pencarian data terpusat. Hasil implementasi menunjukkan bahwa Smartchive mampu secara otomatis mengekstrak nomor dokumen, mendeteksi data arsip yang duplikat, dan menyajikan informasi arsip dalam format yang lebih terstruktur. Sistem ini membantu mengurangi risiko redundansi data, meningkatkan kualitas pengelolaan arsip, dan mempercepat proses pencarian informasi. Dengan demikian, Smartchive dapat berfungsi sebagai solusi sederhana yang mendukung digitalisasi pengelolaan dokumen di lingkungan pemerintahan.