Optimasi Operasional Dan Transformasi Digital UMKM Kedai Kopi Di Balikpapan Pendekatan Business Process Management Notation (BPMN) Dan Gap Analysis

Abstract

Pertumbuhan industri kopi di Kota Balikpapan sebagai wilayah penyangga Ibu Kota Nusantara (IKN) membuka peluang bisnis yang signifikan bagi UMKM kedai kopi. Namun, sebagian besar pelaku usaha masih menjalankan proses operasional secara manual sehingga menimbulkan berbagai permasalahan, seperti redundansi pencatatan data, ketidakefisienan pelayanan, kesalahan pengelolaan stok, dan keterbatasan pelaporan keuangan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis kondisi operasional UMKM kedai kopi, mengidentifikasi kesenjangan transformasi digital, serta merancang model proses bisnis yang lebih efisien menggunakan pendekatan Business Process Management Notation (BPMN) dan Gap Analysis. Penelitian menggunakan metode mixed method dengan pendekatan sequential explanatory. Data diperoleh melalui observasi, wawancara, dokumentasi, dan penyebaran kuesioner kepada 28 responden yang berasal dari 8 UMKM kedai kopi di Balikpapan. Analisis dilakukan melalui pemodelan proses bisnis kondisi eksisting (As-Is), pengukuran kesenjangan berdasarkan 13 indikator Digital UMKM 4.0, serta perancangan model proses bisnis usulan (To-Be). Hasil penelitian menunjukkan bahwa proses operasional eksisting memiliki lead time pelayanan rata-rata 455 detik dengan beberapa titik bottleneck utama pada pencatatan pesanan dan validasi stok. Hasil Gap Analysis menunjukkan tingkat kesenjangan digitalisasi sebesar 54,6%, dengan kesenjangan tertinggi terdapat pada dimensi tata kelola data (62%) dan teknologi (58%). Sebagai solusi, penelitian mengusulkan model To-Be yang mengintegrasikan cloud-based Point of Sale (POS), pembayaran digital QRIS, manajemen stok real-time, dan sistem antrean digital. Simulasi model menunjukkan peningkatan efisiensi operasional yang ditandai dengan penurunan lead time sebesar 28,5%, pengurangan kesalahan pencatatan sebesar 78,2%, peningkatan akurasi data stok hingga 96%, serta pengurangan waktu antrean sebesar 37,1%. Temuan ini menunjukkan bahwa transformasi digital berbasis BPMN dan Gap Analysis dapat menjadi strategi efektif dalam meningkatkan daya saing dan kesiapan UMKM kedai kopi menghadapi dinamika ekonomi kawasan IKN.