Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Berbasis Web pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 1 Tungkal Jaya Kabupaten Musi Banyuasin

Retno Wahyuningsih; Sepriano Sepriano

doi:10.69693/ijmst.v5i1.14564

Authors

Retno Wahyuningsih UIN Sultan Thaha Saifuddin Jambi
Sepriano Sepriano UIN Sultan Thaha Saifuddin Jambi

DOI:

https://doi.org/10.69693/ijmst.v5i1.14564

Keywords:

Sistem Informasi, Arsip, Black-Box Testing, Prototype, Website

Abstract

Penelitian ini dilaksanakan di SMK Negeri 1 Tungkal Jaya, Kabupaten Musi Banyuasin, Provinsi Sumatera Selatan. Pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar di sekolah tersebut masih dilakukan secara manual, yaitu pencatatan menggunakan buku agenda dan penyimpanan dokumen fisik di lemari arsip. Kondisi ini menyebabkan pencarian arsip membutuhkan waktu relatif lama, proses pengelolaan menjadi kurang efisien, serta meningkatkan risiko kehilangan dan kerusakan dokumen. Penelitian ini bertujuan menghasilkan sistem informasi pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar berbasis web untuk membantu proses pencatatan, penyimpanan, pencarian, dan pelaporan arsip. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan studi pustaka. Pengembangan sistem menerapkan metode prototype, sedangkan pemodelan sistem menggunakan Unified Modeling Language (UML). Sistem dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai basis data. Pengujian dilakukan dengan metode black-box testing melalui skenario pengujian terhadap fungsi-fungsi sistem untuk mengetahui kesesuaian hasil dengan fungsi yang diharapkan. Hasil pengujian menunjukkan bahwa seluruh fitur yang diuji berjalan sesuai dengan fungsinya dan dinyatakan valid. Sistem yang dihasilkan menyediakan pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara terkomputerisasi. Penerapan sistem ini diharapkan dapat mempercepat pencarian arsip, mengurangi risiko kehilangan dan kerusakan dokumen, meminimalkan penggunaan ruang penyimpanan fisik, serta mendukung administrasi persuratan yang lebih tertib, efektif, dan efisien di SMK Negeri 1 Tungkal Jaya.

References

[1] Aditya, R., Pranatawijaya, V. H., & Putra, P. B. A. A. (2021). Rancang Bangun Aplikasi Monitoring Kegiatan Menggunakan Metode Prototype. JOINTECOMS (Journal of Information Technology and Computer Science), 1(1), 47–57

[2] Ahyani, E., & Dhuhani, E. M. (2024). Transformasi Digital dalam Manajemen Perkantoran Pendidikan : Sebuah Kajian Literatur. Jurnal Visionary : Penelitian Dan Pengembangan Dibidang Administrasi Pendidikan, 12(April), 205–215.

[3] Asmarany, S. A., & Prasetyawati, A. S. W. (2026). Analisis Sistem Informasi Monitoring Surat Masuk dan Surat Keluar pada KUA Kecamatan Tarub. JATI (Jurnal Mahasiswa Teknik Informatika), 10(1), 829–835

[4] Asyari, M. R., & Ramadhani, S. (2021). Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat. Jurnal Teknologi Dan Informasi Bisnis, 3(1), 175–184.

[5] Azmi, M. C., Siddiq, T. A., & Nasution, Y. R. (2023). Perancangan Sistem Arsip Surat Masuk dan Keluar Biro Administrasi dan Pembangunan Provinsi Sumatera Utara Berbasis Web. Jurnal Sistem Informasi Dan Teknik Komputer, 8(1), 58–60.

[6] Bahriyanto, & Zulfikar, D. H. (2022). Perancangan Sistem Informasi E-Arsip Pada Kantor Kementerian Agama Kota Palembang Menggunakan Metode Prototype. Jurnal Fasilkom, 7(2), 99–104.

[7] Coalliani, S. N., Tejawati, A. E. K., Budiawati, S. H., Irmawati, Komariyah, L., & Dwiyono, Y. (2026). Evaluasi Keamanan dan Manajemen Data pada Sistem Informasi Sekolah di Era Transformasi Digital. Jurnal Mudir (Jurnal Manajemen Pendidikan), 8(1), 471–479.

[8] Dahri, N., Hadi, H. S., Informatika, M., & Padang, U. E. (2023). Perancangan Sistem Informasi Arsip Digital Berbasis Web pada Kejaksaan Negeri Padang. Jurnal Manajemen Teknologi Informatika, 1(3), 125–133.

[9] Hendriyani, M. (2021). Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif di Subbagian Persuratan dan Arsip Aktif pada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Jurnal Manajemen, Organisasi Dan Bisnis, 10(1), 11–17.

[10] Kurniah, R. (2023). Penerapan Sistem Informasi Berbasis Web untuk Pengelolaan dan Pengarsipan Dokumen. Infotek: Jurnal Informatika Dan Teknologi, 6(2), 258–267. https://doi.org/10.29408/jit.v6i2.11946

[11] Lina, T. N., Rumetna, M. S., Gerit, F., Rupilele, J., Nurul, A., Palisoa, S., & Sirajjudin, M. Z. (2020). Sistem Informasi E-Arsip Berbasis Web (Studi Kasus: PT Haleyora Powerindo Cabang Sorong). Jurnal Jendela Ilmu, 1(1), 1–5.

[12] Putra, A. R., Aziz, M. A., Ermita, & Wildanah, F. (2025). Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Pelayanan Informasi Pada Bagian Tata Usaha. Jurnal Ilmu Manajemen Dan Pendidikan, 2(1), 385–389. [5] Ilahi, I., Wandira, R., & Haqqi, I. (2023). Perancangan Sistem Pemesanan Bucket dan Hampers Berbasis Web Openchart Pada UMKM di Padang. JOVISHE : Journal of Visionary Sharia Economy, 2(1), 267–284. https://doi.org/10.57255/jovishe.v2i1.525

[13] Rahmani Yusuf, M., & Rohyanti Zulaikha Mahasiswa Pascasarjana UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Dosen Pascasarjana UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, S. (2020). Perkembangan pengelolaan arsip di era teknologi. 7(1).

[14] Siswanto, A., & Salam, H. B. (2022). Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Umum dan Kepegawaian Kantor Dinas Pendidikan Provinsi Sulawesi Selatan. JASS : Journal of Administrative and Social Science, 3(1), 09–29.

[15] Supriyanta, Rahmawati, E., & Basri, I. H. (2024). Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Berbasis Web Dengan Metode Prototype. Indonesian Journal on Software Engineering (IJSE), 10(1), 52–62.