Transformasi Digital Persuratan TNDE dan SRIKANDI di Diskominfo Jawa Timur: Kerangka TOE

Abstract

Penerapan sistem informasi pemerintah dipengaruhi oleh kemampuan teknologi, kesiapan organisasi, dan lingkungan kelembagaan. Penelitian ini bertujuan menganalisis penerapan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) dan SRIKANDI di Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur melalui kerangka Technology-Organization-Environment (TOE), serta mengidentifikasi perubahan proses persuratan beserta faktor pendukung dan penghambatnya. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan desain studi kasus tunggal pada Bidang Aplikasi Informatika. Data diperoleh melalui wawancara semiterstruktur dengan dua informan yang dipilih secara purposif, observasi lingkungan kerja, dan dokumentasi, kemudian dianalisis melalui pengodean berdasarkan TOE dan pemetaan proses sebelum dan sesudah digitalisasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penggunaan TNDE didukung oleh ketersediaan versi mobile, tanda tangan elektronik tersertifikasi, infrastruktur jaringan dan pusat data, pembagian tugas, pengembangan kapasitas pegawai, serta dorongan regulasi daerah dan pusat. Proses persuratan berubah dari pengiriman manual berbasis kertas menjadi pengelolaan elektronik, dengan pengesahan melalui tanda tangan elektronik, pencatatan dan pelacakan surat, serta disposisi melalui aplikasi. Namun, TNDE dan SRIKANDI masih digunakan berdampingan dan belum terintegrasi sehingga pengerjaan ganda terjadi pada naskah dinas tertentu akibat perbedaan struktur data dan standar kearsipan. Temuan terutama bersumber dari pengelola sistem, dan manfaat efisiensi didasarkan pada pengalaman informan, bukan pengukuran langsung. Penyelarasan kedua aplikasi perlu mencakup struktur data, standar kearsipan, dan prosedur kerja.