Analisis Sistem Pencatatan Data Inventaris Handy Talky (HT) pada Seksi TIK Polrestabes Palembang

Abstract

Pencatatan data inventaris Handy Talky (HT) pada Seksi Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Polrestabes Palembang masih dilakukan secara semi-manual dengan memanfaatkan dokumen fisik dan Microsoft Word. Kondisi tersebut menimbulkan permasalahan berupa ketidaksesuaian antara data pada dokumen sumber dengan data yang telah dicatat, termasuk ketidaksesuaian nomor seri HT dan pengguna yang tercatat. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem pencatatan data inventaris HT yang berjalan pada Seksi TIK, mengidentifikasi permasalahan dan faktor penyebab ketidaksesuaian data, serta memberikan rekomendasi perbaikan terhadap proses pencatatan dan pengelolaan inventaris. Metode yang digunakan adalah PIECES yang meliputi aspek Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, dan Service. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan studi dokumentasi terhadap proses pencatatan serta pengelolaan data inventaris HT. Hasil analisis menunjukkan bahwa kelemahan utama terdapat pada aspek Performance, Information, Control, dan Efficiency. Ketidaksesuaian data disebabkan oleh belum adanya format pencatatan yang terstandar, validasi data secara otomatis, mekanisme pencatatan riwayat perubahan, serta pembaruan data yang belum dilakukan secara konsisten. Berdasarkan hasil analisis, perbaikan dapat dilakukan melalui standardisasi format pencatatan, penyusunan prosedur operasional, penggunaan media pencatatan yang mendukung validasi dan pencarian data, verifikasi data secara berkala, serta penerapan kode unik dan pencadangan data untuk meningkatkan ketepatan dan keteraturan pengelolaan data inventaris HT serta mendukung ketersediaan informasi yang lebih sesuai untuk kebutuhan pemantauan dan pelaporan inventaris.