Efektivitas Aplikasi Surat Menyurat Elektronik dalam Pengelolaan Surat Menggunakan PIECES di Perum Perhutani Divisi Regional Jawa Tengah

Faizza Syadza Lutfila

doi:10.69693/ijmst.v4i3.13775

Authors

Faizza Syadza Lutfila Universitas Diponegoro

DOI:

https://doi.org/10.69693/ijmst.v4i3.13775

Keywords:

ASME, PIECES Framework, Tata Naskah Dinas Elektronik, Efektivitas Sistem Informasi

Abstract

Transformasi digital dalam administrasi persuratan mendorong organisasi untuk menerapkan sistem elektronik yang mampu meningkatkan efektivitas pengelolaan surat. Perum Perhutani Divisi Regional Jawa Tengah telah menerapkan Aplikasi Surat Menyurat Elektronik (ASME) untuk mendukung proses pengelolaan surat mulai dari penciptaan, koreksi, persetujuan, distribusi, dan penyimpanan surat. Namun, penerapannya masih menghadapi beberapa kondisi yang perlu dianalisis, seperti keterbatasan performa sistem, proses persetujuan berjenjang, fleksibilitas editor, serta pemerataan pemahaman pengguna. Penelitian ini bertujuan menganalisis efektivitas penggunaan ASME dalam mendukung pengelolaan surat berdasarkan PIECES Framework serta menganalisis keterkaitan keenam dimensinya dalam mendukung operasional sistem. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif studi kasus dengan teknik pengumpulan data melalui observasi partisipatif, wawancara semiterstruktur, dan dokumentasi. Informan penelitian berjumlah empat pegawai Sekretaris Divisi yang dipilih menggunakan teknik purposive sampling. Analisis dilakukan berdasarkan enam dimensi PIECES, yaitu Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, dan Service. Hasil penelitian menunjukkan bahwa ASME berada pada tingkat cukup efektif hingga efektif. Dimensi Information, Economy, dan Control menunjukkan efektivitas yang lebih kuat melalui akurasi data, ketertelusuran surat, penghematan sumber daya, pengaturan hak akses, keamanan, dan validasi dokumen. Sementara itu, Performance, Efficiency, dan Service masih memiliki keterbatasan yang berkaitan dengan stabilitas sistem, proses koreksi dan persetujuan, fleksibilitas fitur, serta pemerataan pelatihan pengguna. Keenam dimensi saling berkaitan dalam mendukung pengelolaan surat secara terpadu.

References

1. Arsip Nasional Republik Indonesia. (2021). Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2021. Arsip Nasional Republik Indonesia, 1, 1–24.

2. Aruperes, V. G., & Hartomo, K. D. (2025). Evaluation of an Information System using the PIECES Framework: A Case Study of the Inventory Administration Information System (SIAP) of the North Sulawesi Provincial Government. Sistemasi, 14(2), 726. https://doi.org/10.32520/stmsi.v14i2.5041

3. Asro Asro, Meisa Monica, Novi Rukhviyanti, & M. Yusron. (2024). Analisis Literatur Review Perencanaan Strategi Sistem Informasi Menggunakan Metode Pieces Framework. KRESNA: Jurnal Riset Dan Pengabdian Masyarakat, 4(2), 161–169. https://doi.org/10.36080/kresna.v4i2.182

4. Darmawan, H., & Nurmalasari, N. (2023). Proyek Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Web Pada Kantor Bni Wilayah 15 Unit Bmw-Funding. Reputasi: Jurnal Rekayasa Perangkat Lunak, 4(2), 60–66. https://doi.org/10.31294/reputasi.v4i2.2318

5. Febriartha, T. A., & Khadija, M. A. (2025). Analisis Kepuasan Pegawai Terhadap Sistem Aplikasi Surat Menyurat Elektronik (ASME) di Perum Perhutani Wilayah Bojonegoro Menggunakan Teknik Data Mining. Adopsi Teknologi Dan Sistem Informasi (ATASI), 4(2), 143–147. https://doi.org/10.30872/atasi.v4i2.3140

6. Indonesia, P. R. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

7. Khotimah, B. H., & Gunawan, E. (2024). Evaluasi Penggunaan Aplikasi Surat Dinas di Perusahaan Bidang Minyak dan Gas Menggunakan Framework Pieces Evaluating the Implementation of an Official Letter Application within an Oil and Gas Company Using the PIECES Framework. 915–924.

8. Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2014). Management Information Systems: Managing the Digital Firm (13th ), Vol. 17). Pearson Education Limited.

9. Ma, S., Azmi Azkiyak, M., & Zuhad Dhifa Rahman Wahib, M. (2025). Analisis Efektivitas Penerapan E-Office Berbasis Web Dalam Pengelolaan Surat Di Pendma Kemenag Kabupaten Sidoarjo. Jurnal Multidisiplin Inovatif, 9(11), 2246–6110.

10. Maulana, R. H., & Pertiwi, V. I. (2026). Efektivitas Tata Naskah Dinas Elektronik dalam Mendukung Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik pada Bagian Tata Usaha Di Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur. Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan, 12(1), 168–177.

11. Miles, M. B., Huberman, A. M., & Saldana, J. (2014). Qualitative Data Analysis (K. Perry & L. Barret, Eds.; Third edit). SAGE Publications, Inc.

12. Mohammad, S. N., Sulila, I., & Isa, R. (2024). Strengthening of Archives Governance Based on E-Government in The Gorontalo City Government. Journal of Asian Multicultural Research for Social Sciences Study, 5(4), 1–10.

13. Patmawati, Z., & Ismaya. (2024). Strategi Digitalisasi dan Pengelolaan Arsip Elektronik Era Revolusi Industri 4.0 di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bantul. Seminar Nasional Hukum Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, 1, 569–578. https://doi.org/10.33830/semnasip.v1i1.3037

14. Sugiyono. (2022). METODE PENELITIAN: Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D (Cet.27). Bandung : Alfabeta, 2022.

15. Whitten, J. L., & Bentley, L. D. (2007). Systems Analysis and Design Method, 7/E. McGraw-Hill Companies, Inc.