Rancang Bangun Aplikasi Pengarsipan Surat Menyurat dan Penomoran Otomatis Berbasis Web dengan Metode Waterfall di DPRD Kabupaten Tangerang

Herlina Mulyasari; Kevin Septianzah; Saryani Saryani

doi:10.69693/ijmst.v4i3.13524

Authors

Herlina Mulyasari Universitas Tangerang Raya
Kevin Septianzah Universitas Tangerang Raya
Saryani Saryani Universitas Tangerang Raya

DOI:

https://doi.org/10.69693/ijmst.v4i3.13524

Keywords:

Pengarsipan Surat, Penomoran Surat Otomatis, Laravel, Waterfall, Black Box Testing, Website

Abstract

Perkembangan teknologi informasi mendorong instansi pemerintahan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi, khususnya dalam pengelolaan surat menyurat. Di Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang, proses pengelolaan surat masih dilakukan secara manual sehingga menimbulkan berbagai kendala, seperti kesulitan dalam pencarian arsip, risiko kehilangan dokumen, serta potensi terjadinya kesalahan dan duplikasi pada penomoran surat keluar. Kondisi tersebut menyebabkan proses administrasi menjadi kurang efektif dan efisien. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun aplikasi pengarsipan surat menyurat dan penomoran otomatis berbasis web pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan studi pustaka. Pengembangan sistem dilakukan menggunakan metode Waterfall yang terdiri atas tahapan analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Aplikasi dikembangkan menggunakan framework Laravel dengan basis data MySQL, sedangkan pengujian sistem dilakukan menggunakan metode Black Box Testing. Hasil penelitian menunjukkan bahwa aplikasi yang dikembangkan mampu mengelola data surat masuk, surat keluar, disposisi, pengarsipan dokumen, penomoran surat otomatis, buku agenda, serta pembuatan laporan secara terintegrasi. Fitur penomoran surat otomatis mampu menghasilkan nomor surat sesuai format yang telah ditentukan sehingga mengurangi risiko kesalahan maupun duplikasi nomor surat. Berdasarkan hasil pengujian menggunakan metode Black Box Testing, seluruh fungsi utama aplikasi berjalan sesuai dengan kebutuhan fungsional yang telah ditetapkan. Dengan demikian, aplikasi yang dibangun dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan administrasi surat menyurat, mempermudah proses pencarian arsip, serta mendukung pengelolaan dokumen yang lebih tertata dan terkomputerisasi di Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang

References

1. Afif, F., Arifin, M., Setiawan, A., & Muzid, S. (2024). Perancangan sistem informasi pengarsipan surat berbasis Web pada Kantor Kecamatan Juwana. Jurnal SITECH: Sistem Informasi dan Teknologi, 7(2), 35–44. https://doi.org/10.24176/sitech.v7i2.13429

2. Asqia, M. (2023). Development of a Web-based correspondence information system to enhance administrative services in higher education. The Indonesian Journal of Computer Science, 12(6). https://doi.org/10.33022/ijcs.v12i6.3521

3. Candra, D. (2025). Perancangan sistem informasi pengarsipan surat berbasis Web menggunakan metode engineering pada SMP Quraniah 1 Palembang. Jurnal Pendidikan Tambusai, 9(1), 5279–5285. https://doi.org/10.31004/jptam.v9i1.25285

4. Dyarenggasto, Y. P., & Setiyawati, N. (2024). Perancangan sistem pengarsipan surat dan penugasan berbasis Web menggunakan framework Laravel. Jurnal Indonesia: Manajemen Informatika dan Komunikasi, 5(1), 622–634. https://doi.org/10.35870/jimik.v5i1.528

5. Gustiawan, H., Rian, H., & Sari, D. P. (2024). Perancangan sistem informasi pengarsipan surat pengajuan berdasarkan nomor surat berbasis Web. Jurnal Teknologi Informatika dan Komputer, 10(1), 291–299. https://doi.org/10.37012/jtik.v10i1.2124

6. Kadim, A. A., Hadjaratie, L., & Muthia, M. (2023). Implementasi framework Laravel dalam pembuatan sistem pencatatan notula berbasis Website. Jurnal Sistem Informasi Bisnis, 13(1), 45–51. https://doi.org/10.21456/vol13iss1pp45-51

7. Khoiriyah, W., & Kurniawan, H. (2026). Rancang bangun sistem informasi pengarsipan surat berbasis Web pada Biro Umum Sub Bagian Persuratan dan Arsip Sekretariat Daerah Provinsi Jambi. RIGGS: Journal of Artificial Intelligence and Digital Business, 5(2), 3456–3466. https://doi.org/10.31004/riggs.v5i2.8577

8. Lembayung, E. S., Subardin, S., Findryani, F., & Safal, S. (2024). Perancangan sistem informasi pengarsipan surat (SIPS) berbasis Web di Kantor Kepolisian Daerah Sulawesi Tenggara. Jurnal Kecerdasan Buatan dan Teknologi Informasi, 3(1), 17–25. https://doi.org/10.69916/jkbti.v3i1.106

9. Muhairi, M., & Amalia, R. (2025). Sistem informasi pengarsipan surat di PT KAI berbasis Web menggunakan metode Web engineering. Jurnal Sistem Informasi dan Bisnis Cerdas, 18(2), 231–240. https://doi.org/10.33005/sibc.v18i2.651

10. Nirsal, N., & Rispayanti, M. (2025). Perancangan dan pengembangan sistem pengarsipan surat berbasis Web menggunakan metode Waterfall. Jurnal Algoritma, 22(2), 248–257. https://doi.org/10.33364/algoritma/v.22-2.2092

11. Pawana, I. G. N. A., Jayantari, M. W., & Nugraha, M. D. (2024). Rancang bangun sistem informasi pengelolaan surat berbasis Web di Fakultas Vokasi Universitas Warmadewa. Jurnal Ilmiah Telsinas Elektro, Sipil dan Teknik Informasi, 7(2), 128–144. https://doi.org/10.38043/telsinas.v7i2.5486

12. Purba, R. J., & Sitorus, L. (2025). Sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada internal Universitas Katolik Santo Thomas Medan berbasis Web. KAKIFIKOM (Kumpulan Artikel Karya Ilmiah Fakultas Ilmu Komputer), 7(2), 98–108. https://doi.org/10.54367/kakifikom.v7iNomor%202.5795

13. Saputra, H., & Khasanah, L. (2024). Rancang bangun sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar (studi kasus: Kantor Camat Payung Sekaki). Indonesian Journal of Informatic Research and Software Engineering, 4(2), 146–156. https://doi.org/10.57152/ijirse.v4i2.1842

14. Sulfiani, I., Farida, & Syam, N. (2024). Web-based correspondence e-archive information system at the Gattareng Village Office. Journal System Information and Computer, 2(1), 133–143. https://doi.org/10.63989/ammatoa.v2i1.75

15. Uda, A. D., Nugroho, B. P., & Pakpahan, H. S. (2024). Sistem informasi pengarsipan surat masuk dan keluar berbasis Web pada Kantor Kecamatan Raren Batuah. Jurnal Sistem Informasi, Manajemen dan Teknologi Informasi, 2(2), 98–109. https://doi.org/10.33020/jsimtek.v2i2.659