Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Camar Biluhu Kabupaten Gorontalo Provinsi Gorontalo

Yuliana Zahra O. Duhe; Sri Yulianty Mozin; Rustam  Tohopi

doi:10.69693/ijmst.v4i2.10237

Authors

Yuliana Zahra O. Duhe Universitas Negeri Gorontalo
Sri Yulianty Mozin Universitas Negeri Gorontalo
Rustam Tohopi Universitas Negeri Gorontalo

DOI:

https://doi.org/10.69693/ijmst.v4i2.10237

Keywords:

Pengelolaan Arsip, Arsip Dinamis, Kantor Camat

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan menganalisis pengelolaan arsip dinamis di Kantor Camat Biluhu Kabupaten Gorontalo. Dilihat dari aspek-aspek berikut yang meliputi tahapan (1) Penciptaan Arsip, (2) Penggunaan Arsip, (3) Pemeliharaan Arsip, dan (4) Penyusutan Arsip. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Analisis data dilakukan melalui reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis di Kantor Camat Biluhu Kabupaten Gorontalo belum terlaksana secara optimal. Pada tahap penciptaan arsip, kegiatan penciptaan arsip telah dilakukan melalui pengelolaan surat masuk dan surat keluar sebagai bagian dari administrasi kantor, namun belum didukung oleh Standar Operasional Prosedur (SOP) dan sistem klasifikasi arsip yang baku. Pada tahap penggunaan arsip, arsip dimanfaatkan untuk mendukung pelayanan administrasi, penyusunan laporan, dan pengambilan keputusan, tetapi proses peminjaman serta penemuan kembali arsip masih dilakukan secara sederhana dan belum memiliki prosedur tertulis. Pada tahap pemeliharaan arsip, upaya menjaga keamanan dan kondisi arsip telah dilakukan melalui penyimpanan dalam lemari arsip serta menjaga kebersihan ruang kerja, namun belum tersedia ruang arsip khusus dan fasilitas penyimpanan yang memadai. Pada tahap penyusutan arsip, kegiatan penyusutan belum dilaksanakan secara sistematis karena belum adanya Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan tenaga pengelola arsip yang memiliki kompetensi khusus di bidang kearsipan. Kondisi tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis masih memerlukan perbaikan dari aspek prosedur, sarana prasarana, dan sumber daya manusia.

References

Adillia, F. A., Wolor, C. W., & Marsofiyati, M. (2023). Analisis pengelolaan arsip dinamis di Instansi A. Masip: Jurnal Manajemen Administrasi Bisnis dan Publik Terapan, 1(4), 94-106.

Akhmad, A. (2022). Efektivitas Sistem Kearsipan di Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah Kabupaten Takalar. Journal of Government Insight, 2(1), 112-119.

Basya, M. R., & Puspasari, D. (2021). Analisis Pengelolaan Arsip di Kantor Kecamatan Bungah Kabupaten Gresik. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 9(2), 439–453.

Darmansyah, T., Amelia, A., Pasaribu, I. Q., Hasibuan, I. T. D., & Sibarani, W. S. (2024). Penerapan Standar Pengelolaan Surat dalam Meningkatkan Efektivitas Manajemen Persuratan. Jurnal Manajemen dan Pendidikan Agama Islam, 2(4), 53-63.

Indriani, R. R. F. (2022). Pemeliharaan Arsip Di Bagian Satuan Layanan Administrasi Pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah Sumatera Selatan Di Palembang. Jurnal Penelitian Ekonomi Manajemen Dan Bisnis, 1(4), 01-14.

Krisnawati, K. (2022). Tata kelola kearsipan dan kinerja pemerintah daerah: Penyusutan arsip Pemerintah Kabupaten Sleman Tahun 2021. Jurnal Pemerintahan dan Kebijakan (JPK), 3(2), 92-104.

Kuswantoro, A., Handayani, D., & Andriyati, R. (2025). Pemeliharaan Arsip Dinamis di Bagian Sekretariat Rumah Sakit Roemani Muhammadiyah Kota Semarang. Jurnal Pustaka Budaya, 12(1), 75-88.

Kuswantoro, A., Ungu, R. B. M., Rahmahwati, W. D., & Rahmawati, F. D. (2022). Manajemen Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Universitas Negeri Semarang Melalui Siradi (Sistem Informasi Surat Dinas). Jurnal Pustaka Budaya, 9(1), 42-49.

Mekarisce, A. A. (2020). Teknik pemeriksaan keabsahan data pada penelitian kualitatif di bidang kesehatan masyarakat. Jurnal Ilmiah Kesehatan Masyarakat: Media Komunikasi Komunitas Kesehatan Masyarakat, 12(3), 145–151.

Muhidin, S. A., & Winata, H. (2016). Manajemen kearsipan. Bandung: CV. Pustaka Setia.

Nasution, R., & Nawawi, Z. M. (2022). Archive Management and Archive Arrangement in the Finance Division (Education Office of Medan City Government). Jurnal Akuntansi, Manajemen dan Bisnis Digital, 1(2), 201-206.

Nurmin, N., Igirisa, I., & Tohopi, R. (2024). Tata Kelola Arsip Dinamis Di Kantor Camat Bulawa Kabupaten Bone Bolango. Kybernology Jurnal Ilmu Pemerintahan Dan Administrasi Publik, 2(2), 256–273.

Prabowo, S. F., Ninghardjanti, P., & Akbarini, N. R. (2023). Pelaksanaan Penyusutan Arsip Di Kantor Baperlitbang Kabupaten Karanganyar. Masip: Jurnal Manajemen Administrasi Bisnis dan Publik Terapan, 1(4), 38-52.

Pradana, K. R., Fiernaningsih, N., Aisya, N. M., & Hasan, M. R. (2024). Optimalisasi Tata Letak Rak dan Lokasi Boks Arsip Untuk Menjaga Efektifitas Temu Kembali. KOMPLEKSITAS: JURNAL ILMIAH MANAJEMEN, ORGANISASI DAN BISNIS, 13(1), 42-49.

Purnomo, M. I., & Poernamawati, D. E. (2025). Pengelolaan Arsip Inaktif Sebagai Upaya Mendukung Penyusutan Arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang. Perspektif Administrasi Publik dan hukum, 2(3), 142-150.

Ritonga, H. R. (2023). Analisis Penanganan Surat Masuk dan Keluar pada Biro Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara. Jurnal Ilmiah Dan Karya Mahasiswa, 1(6), 48-57.

Rusmawati, L. T., Anggraeiny, R., & Arifin, M. (2019). Sistem Pengelolaan Arsip Di Kantor Kelurahan Sidodadi Kecamatan Samarinda Ulu. EJournal Administrasi Negara, 7(1), 8484–8498.

Sugiono, P. (2019). Buku metode penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Alfabeta.