Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Elektronik Berbasis Web (Studi Kasus di Kantor Urusan Agama Kecamatan Pelayangan Kota Jambi)

Khoirun Najwa; Sepriano Sepriano

doi:10.31004/riggs.v5i2.13754

Authors

Khoirun Najwa Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi
Sepriano Sepriano Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi

DOI:

https://doi.org/10.31004/riggs.v5i2.13754

Keywords:

Sistem Informasi, Pengelolaan Surat Elektronik, KUA Kecamatan Pelayangan, Waterfall, PHP Native

Abstract

Perkembangan teknologi informasi memberikan kemudahan dalam kegiatan administrasi, termasuk pengelolaan surat di instansi pemerintahan. Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan Pelayangan Kota Jambi masih melakukan pengelolaan surat secara manual melalui pencatatan pada buku agenda dan penyimpanan dokumen fisik. Kondisi tersebut menimbulkan berbagai permasalahan, seperti keterlambatan distribusi surat, risiko kehilangan data, kesulitan dalam pencarian arsip, serta kurang efektifnya proses pengelolaan dokumen. Penelitian ini bertujuan untuk merancang Sistem Informasi Pengelolaan Surat Elektronik berbasis web yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan administrasi persuratan di KUA Kecamatan Pelayangan Kota Jambi. Metode penelitian yang digunakan adalah pendekatan kualitatif deskriptif dengan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan dokumentasi. Pengembangan sistem dilakukan menggunakan metode Waterfall yang meliputi tahap analisis kebutuhan, perancangan sistem menggunakan Unified Modeling Language (UML), implementasi menggunakan PHP Native dan MySQL, serta pengujian menggunakan Black Box Testing dan evaluasi skala Likert. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem mampu mengelola surat masuk, surat keluar, disposisi pimpinan, pengarsipan digital, buku agenda, klasifikasi surat, dokumen surat, notifikasi, dan pembuatan laporan secara terintegrasi. Sistem juga memudahkan pencatatan, pencarian, penyimpanan, dan pemantauan dokumen surat. Berdasarkan hasil pengujian dan evaluasi, sistem dinilai layak digunakan dan mampu mendukung pengelolaan administrasi persuratan secara lebih efektif, efisien, terstruktur, transparan, dan akuntabel sesuai kebutuhan pengguna.

Downloads

Download data is not yet available.

References

1. Arifin, R., & Latif, N. (2020). Sistem Informasi Pengelolaan Surat Menyurat Berbasis Web Pada Kantor Balai Latihan Masyarakat Makassar. Inspiration: Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi, 10(1), 68–76.

2. Arinanda, R., Walhidayat, & Yuhelmi. (2020). Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar (Studi Kasus : Fakultas Ilmu Komputer Universitas Lancang Kuning). Seminar Nasional Teknologi Informasi & Ilmu Komputer, 1(x), 28–38.

3. Azmi, M. C., Siddiq, T. A., & Nasution, Y. R. (2023). Perancangan Sistem Arsip Surat Masuk Dan Keluar Biro Administrasi Dan Pembangunan Provinsi Sumatera Utara Berbasis Web. Simtek : Jurnal Sistem Informasi Dan Teknik Komputer, 8(1), 58–60. https://doi.org/10.51876/simtek.v8i1.174

4. Dika Ade Royani, & Abdul Rohman. (2023). Sistem Informasi Manajemen Surat Menyurat Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Di Desa Bodeh Kecamatan Randublatung Kabupaten Blora. Jurnal Mahasiswa Teknik Informatika, 2(2), 31–38. https://doi.org/10.35473/jamastika.v2i2.2447

5. Safitri, R., & Susiani. (2020). Implementasi Sistem Informasi Manajemen Nikah (Simkah) Berbasis Website Dilihat Dari Aspek Komunikasi Pada Kantor Urusan Agama (Kua) Kecamatan Tanta Kabupaten Tabalong. Http://Jurnal.Stiatabalong.Ac.Id/Index.Php/JAPB ISSN : 2723-0937, 7, 702 719.

6. Endang Amalia, C. A. L. (2023). Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar. Jurnal Speed 13 FTI UNSA, 2(2), 82–88.

7. Genaldy Septianto Mbuik, Cokorda Rai Adi Pramartha, & Luh Arida Ayu Rahning Putri. (2022). Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web. Jurnal Pengabdian Informatika, 1(1), 7–12.

8. Sugiyono. (2008). Metode Penelitian Pendidikan: Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R & D.

9. Safitri, R., & Susiani. (2020). Implementasi Sistem Informasi Manajemen Nikah (Simkah) Berbasis Website Dilihat Dari Aspek Komunikasi Pada Kantor Urusan Agama (Kua) Kecamatan Tanta Kabupaten Tabalong. Http://Jurnal.Stiatabalong.Ac.Id/Index.Php/JAPB ISSN : 2723-0937, 7, 702 719.

10. Neorau, M. A., & Sudradjat, A. (2022). Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada PT Provices Indonesia. JUPITER : Journal of Computer & Information Technology, 3(2), 96–107. https://doi.org/10.53990/jupiter.v3i2.83

11. Nouvel, A., Sutrisno, S., & Indriani, R. (2021). Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Suatu Instansi. Indonesian Journal on Software Engineering (IJSE), 7(1), 55–62. https://doi.org/10.31294/ijse.v7i1.10181

12. Susanto, A., Septiani, N. W. P., & Lestari, M. (2021). Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Surat Keluar dan SPPD Dikelurahan Jatijajar. Jurnal Riset Dan Aplikasi Mahasiswa Informatika (JRAMI), 2(01), 8–14. https://doi.org/10.30998/jrami.v2i01.590

13. Nur Ridwan, T., Sunoto, A., & Hendrawan. (2022). Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Badan SAR Nasional Jambi. Jurnal Manajemen Teknologi Dan Sistem Informasi (JMS), 2(1), 89–98. https://doi.org/10.33998/jms.2022.2.1.42

14. Kresna A, I., & Yuliana, D. (2022). Rancang Bangun User Interface (Ui) Dan User Experience (Ux) Pada Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis Website Di Kabupaten Tegal. LEDGER : Journal Informatic and Information Technology, 1(2), 29–38. https://doi.org/10.20895/ledger.v1i2.828

15. Hermanto, H., & Fatinah, I. (2022). Pengelolaan Aplikasi Web E-Surat Dapat Meningkatkan Kinerja Pada RSUD Waluyo Jati Kraksaan. Jurnal Ilmiah Ecobuss, 10(2), 60–70. https://doi.org/10.51747/ecobuss.v10i2.1128